MTsN Kota Madiun berkomitmen menjaga kerahasiaan data pribadi pemohon. Data yang dikumpulkan (nama, email, no. HP, keperluan surat, dan lampiran) hanya digunakan untuk keperluan proses penerbitan surat dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga tanpa izin, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Data disimpan secara aman dalam sistem internal madrasah dan hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang (Tata Usaha, Kepala Tata Usaha, dan Kepala Madrasah).